Giulia Podesta'
COME GESTIRE AL MEGLIO IL TEAM IN EPOCA DI SMART WORKING

INTRODUZIONE

L'imprenditore si ritrova molto spesso a gestire team interni ed esterni cercando di mantenere equilibrio, serenità e soprattutto il focus sugli obiettivi da raggiungere. Il suo ruolo dovrebbe essere quello del regista, ma capita sovente che si trovi in attività molto operative col rischio di perdere la visione d'insieme. Oggi in modo particolare, visto che lo smart working fa sì che i colleghi di un team si debbano coordinare, pur lavorando distanti. Da marzo 2020 è stata per tutti un’imposizione, mentre oggi tante aziende hanno scoperto che il lavorare da remoto, se ben organizzato, ha dei vantaggi.

Il FOCUS È SUGLI OBIETTIVI

In questo contesto una delle tematiche chiave è la strutturazione di flussi di lavoro agili che coinvolgano prima di tutto gli interni e che si estendano ai team esterni. Al centro dei flussi ci sono come sempre le persone: bisogna avere fiducia nei confronti dei collaboratori e saper trasmettere il giusto senso di responsabilità. Quando parlo di senso di responsabilità intendo anche dire che lavorare da remoto non significa non avere orari. Di fatto è buona norma essere “operativi” mentre lo sono anche i colleghi, per facilitare i flussi e i passaggi di informazioni.

L’imprenditore deve abbandonare la vecchia concezione per cui esserci significa controllare. Non serve avere un occhio costantemente puntato sui vari operativi, poiché è il lavoro stesso a cambiare prospettiva: bisogna cioè puntare agli obiettivi, individuali e di impresa.

UN FLUSSO DI LAVORO AGILE E SENZA SORPRESE

Per essere tutti focalizzati sugli stessi goals il mio consiglio è quello di organizzare delle riunioni periodiche, per condividere col team coinvolto lo stato dell’arte, i tempi e i prossimi step, classificati in base alle priorità. Arrivo quindi qui al primo tool indispensabile per una buona organizzazione del lavoro: ci serve cioè uno strumento da usare per la comunicazione diretta e per i meeting.

Ce ne sono tantissimi: da Skype a Zoom a GoToMeeting. Sono tutte piattaforme valide, utilissime per confrontarsi. Il bello delle riunioni on line è che, rispetto a quelle in presenza, sono senza fronzoli: abolite le chiacchiere e i caffè, si passa subito al dunque!

Per non perdere il coordinamento in fase post riunione servirà poi:

  • uno spazio di archiviazione condiviso;
  • un programma per la gestione delle attività;

Per l’archiviazione Google Drive va benissimo. È semplice da usare e permette di condividere i link sia all’interno del team, che, perché no, anche con i clienti. Mi capita sovente di condividere un link se il documento è piuttosto pesante, in questo modo non rischio di intasare la casella del destinatario. Tutti i clienti con cui l’ho fatto hanno apprezzato, anche perché nel caso debbano fare modifiche o aggiungere note, lo possono fare in diretta.

Senza uno strumento di gestione delle attività non è possibile coordinare il lavoro di più persone. Questo è vero anche in presenza quando si ha uno staff di più persone. Da remoto naturalmente il gap aumenta. Anche in questo caso ne esistono tanti; noi abbiamo fatto diversi test e alla fine ci siamo letteralmente innamorati di ASANA. Si tratta di una piattaforma di project management che consente di creare dei progetti, attribuendo task ai vari membri del team in modo semplice e immediato. È possibile attribuire ad ogni attività anche una data per comporre i calendari dello staff. Facendo così tutti i colleghi sono perfettamente allineati e consapevoli dell’obiettivo a cui si tende.

Se non la conosci e la vuoi provare, sappi che è gratis nella versione base. Ti potrai così fare un’idea e poi, per usarla appieno, attivare un piano a pagamento.

Noi la utilizziamo per:

  • creare progetti
  • calendarizzare tutti i task, attribuendoli alle varie professionalità del team;
  • integrare nel flusso anche i collaboratori esterni;
  • rendere evidenti le scadenze e le date “pilastro”, le cosiddette milestone;
  • valutare lo stato di avanzamento di un progetto;
  • valutare il carico di lavoro che ha ognuno di noi. Capiamo così se è tutto fattibile, in che tempi, e se ci sono attività che devono essere riprogrammate.

E in caso di collaboratori esterni che non hanno accesso – per nostra scelta – ad Asana? Ogni mese condividiamo con loro un brief operativo con descritti i progetti, i link alle risorse e le scadenze entro le quali ce li devono restituire. Lato mio cambia poco, faccio sempre riferimento ai task di Asana.

CONCLUSIONE

Una corretta organizzazione è sempre necessaria, ma diventa tassativa in caso di smart working. Con questo mio articolo spero di aver creato curiosità su quello che è il “mio mondo”. Se hai voglia di farmi qualche domanda specifica o approfondire questo e altri argomenti legati all’organizzazione del lavoro, puoi scrivere al mio indirizzo email [g.podesta@bmc.it] e ti risponderò appena possibile!

A presto

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Giulia Podesta'
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